Comment réussir une soirée d’anniversaire d’entreprise ?
L’anniversaire d’entreprise est un événement important qui doit être célébré comme il se doit. D’ailleurs, c’est une occasion pour celle-ci de marquer les esprits, de retracer son histoire, ses valeurs, ses ambitions, les multiples visages qui la composent, à travers une soirée moderne et réussie. Comme il s’agit d’un moment crucial, son organisation ne doit pas être prise à la légère.
Planifier l’organisation en amont et le choix de la salle
L’organisation d’événement professionnel comme l’anniversaire d’une entreprise prend nécessairement du temps. Ainsi, il est important de planifier les préparatifs en prenant de l’avance. De cette façon, on peut avoir une idée des besoins, des dépenses et des aspects liés à la soirée. Si la date de l’anniversaire est un jour ouvrable, il est possible de prévoir de cesser toutes les activités pendant cette journée. Mais il est conseillé de reporter la commémoration pour le week-end suivant. Pour le format de la soirée, le gala a actuellement le vent en poupe. Il faut toutefois que le nombre d’invités soit proportionnel au budget prévu.
Les grandes firmes peuvent se permettre d’inclure tous les collaborateurs, quels que soient leur statut et leur ancienneté. On ajoutera également à la liste les partenaires clé de l’entreprise, les fournisseurs, les investisseurs et les clients fidèles. Pour le lieu de la soirée, il vaut mieux louer une salle avec la capacité d’accueil et les infrastructures nécessaires. Le choix est d’ailleurs vaste, entre les espaces en plein air et les salles de réception, l’important est de trouver un endroit en adéquation avec les valeurs de l’entreprise. Il faut ensuite faire le point sur les différents postes de dépenses, comme le traiteur, l’animation, les boissons, etc. autant d’éléments qui justifient de faire appel à une agence événementielle.
Prévoir la nourriture et l’animation de la soirée
Une soirée d’entreprise implique nécessairement de la nourriture, quel que soit son format. Entre les buffets à volonté, les cocktails dînatoires, et les menus à servir, l’essentiel est de prévoir assez de nourriture, sans pour autant tomber dans le gaspillage. Pour cela, il vaut mieux faire appel à un traiteur, pour éviter le stress des préparations. Ce professionnel donne la certitude d’avoir des repas copieux, avec les quantités nécessaires, dans le respect des délais et du budget. Il peut aussi s’occuper du gâteau d’anniversaire, pour que celui-ci soit personnalisable à l’image de l’entreprise, aux couleurs de la société, et selon le thème de la soirée.
Le traiteur peut aussi émettre des suggestions et recommandations, pour donner une touche spéciale à l’événement. Concernant les activités et animation, il est conseillé de sélectionner les meilleurs prestataires externes. L’aide d’une agence événementielle est indispensable dans ce cas. Cette dernière connaît les rouages du métier et peut recommander les meilleurs prestataires audiovisuels qui seront chargés de l’animation de la soirée. En effet, l’ambiance est un élément très important dans un événement festif. Le buffet, la salle, ou autres éléments ne servent à rien si la soirée n’est pas animée correctement.